4 Tips Mewujudkan Kantor Paperless

paperless

4 Tips Mewujudkan Kantor Paperless : Istilah ‘kantor paperless’ atau ‘kantor tanpa kertas’ yang telah didengungkan hampir lima dekade terakhir tampaknya tidak dapat diwujudkan semudah yang dibayangkan. Berbagai aktivitas yang dijalankan di tempat kerja tidak serta merta dapat ‘di-dijital-isasi’ karena berbagai alasan, seperti surat-surat perjanjian dan dokumen-dokumen lain yang tetap diperlukan dalam bentuk fisik kertas.

Namun demikian,  mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ dapat diupayakan (meskipun tidak 100%) dengan beberapa tips berikut ini :

#1 Batasi Penggunaan dan Bujet Pembelian Kertas

Apabila memang penggunaan kertas oleh para karyawan tidak dapat dihindari, cobalah untuk menghitung ulang berapa halaman kertas yang dihabiskan oleh tiap karyawan tiap harinya? Apakah memungkinkan untuk mengurangi jumlah halaman yang dihabiskan tiap harinya?

Membatasi penggunaan kertas berarti membiasakan para karyawan untuk lebih cermat dalam menggunakan kertas yang tersedia. Dengan pembatasan penggunaan karyawan diharapkan dapat lebih hemat dan cerdik dalam menghabiskan kertas, apakah dengan menggunakan kembali kertas-kertas bekas dan atau mengalihkan ke bentuk dijital.

Dengan membatasi penggunaan kertas oleh para karyawan otomatis dapat mengurangi bujet perusahaan secara keseluruhan juga, dan lebih penting lagi adalah membiasakan budaya menghemat kertas pada karyawan.

#2 Perbarui Proses Bisnis Anda

Jika Anda serius ingin mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ maka fokuslah pada pembaruan proses bisnis yang selama ini berjalan. Periksalah kembali berbagai prosedur yang menghabiskan sumberdaya kertas selama ini.

Beberapa upaya dapat dilakukan :

  1. Ubahlah prosedur penandatanganan dokumen fisik (terutama pada proses bisnis internal) menjadi bentuk penandatanganan elektronik.
  2. Ubahlah prosedur pengiriman dokumen yang selama ini menggunakan mesin fax menjadi pengiriman dukumen dijital berbentuk pdf melalui email. Banyak aplikasi gratis yang dapat dengan mudah mengkonversi dokumen menjadi format dijital seperti pdf ini.

#3 Sediakan Infrastruktur Pendukung

‘kantor tanpa kertas’ perlu didukung oleh infrastruktur kantor yang memadai. Apakah sudah tersedia scanner di tiap unit kerja? Atau pernah kah Anda mempertimbangkan untuk memberikan fasilitas proyektor / monitor tambahan bagi karyawan?

Scanner akan sangat membantu karyawan dalam melakukan dijitalisasi dokumen dan proyektor akan sangat membantu karyawan dalam mengatasi permasalahan lintas rujukan yang selama ini harus melalui dokumen yang tercetak.

#4 Gunakan Aplikasi-Aplikasi Pendukung

Era teknologi dijital saat ini telah memberikan solusi terbaik untuk mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’. Berbagai software dapat mendukung produktivitas karyawan seperti aplikasi Optical Character Reconition (OCR), Google Docs, Evernote dan sebagainya.

Apakah Anda siap mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ mulai hari ini?

Cara Mudah Memahami Balanced Scorecard

Cara Mudah Memahami Balanced Scorecard

Konsep Balanced Scorecard atau BSC diperkenalkan oleh Dr. Robert Kaplan dan David Norton sebagai sebuah alat atau sebagai sebuah cara untuk mengukur kinerja dari sebuah perusahaan.

Salah satu konsep yang sangat sering dipergunakan di dalam dunia bisnis, industri, pemerintahan dan juga organisasi nonprofit adalah konsep balanced scorecard (BSC). Konsep ini sendiri diperkenalkan oleh Dr. Robert Kaplan dan David Norton sebagai sebuah alat atau sebagai sebuah cara untuk mengukur kinerja dari sebuah perusahaan. Namun, belakangan konsep BSC berkembang menjadi sebuah sistem manajamen dan juga perencanaan strategi yang dipergunakan untuk menyelaraskan aktivitas bisnis dengan visi dari sebuah perusahaan atau organisasi.

Konsep BSC merupakan konsep yang holistik alias menyeluruh dan tidak hanya berfokus pada satu area saja. Saat ini konsep BSC dipergunakan untuk mengukur kinerja dari sebuah perusahaan atau sebuah organisasi secara menyeluruh, yang mencakup 4 area yaitu:

  • Keuangan
    Pada area ini konsep BSC dipergunakan untuk mengukur segala biaya yang diperlukan termasuk biaya balik modal (ROI) dan juga besarnya pemasukan yang diterima perusahaan atau organisasi tersebut
  • Pelanggan
    Pada area ini konsep BSC dipergunakan untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dan juga untuk mengukur nilai pasar yang telah dikuasai
  • Proses bisnis internal
    Pada area ini konsep BSC dipergunakan untuk mengukur biaya serta tingkat kualitas yang berkaitan dengan proses bisnis yang berlangsung
  • Pembelajaran dan pertumbuhan
    Pada area ini konsep BSC dipergunakan untuk mengukur beberapa hal misalnya manajemen pengetahuan dan tingkat kepuasan para pekerja

Keempat area tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan tidak ada yang berdiri sendiri. Keempat area tersebut merupakan 4 faktor penting yang membentuk visi dan strategi dari sebuah perusahaan. Hasil dari penggunaan konsep BSC untuk mengukur salah satu area yang ada akan bisa dijadikan bahan untuk mengembangkan area yang lain dan hal inilah yang membuat konsep BSC sangat bermanfaat bagi dunia industri, bisnis dan berbagai bentuk organisasi lainnya.

E-learning Administrator For Corporate

Intensif Training

E-learning Administrator For Corporate

Pengembangan Elearning kini sudah kian marak di Indonesia. Tidak hanya pemerintahan dan lingkungan akademis, E-learning kini menjadi sebuah kebutuhan baru bagi pengembangan sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Dalam menjalankan aplikasi E-learning, diperlukan seseorang yang mampu merancang, membangun dan memelihara berbagai resource yang digunakan dalam aplikasi E-learning. Program pelatihan ini ditujukan bagi tingkat pemula,  dimana materi pelatihan ini terdiri dari 20% materi pemahaman dan 80% praktik yang bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai pengembangan sumber daya manusia dengan menggunakan LMS, termasuk keterampilan yang dibutuhkan untuk menginstall, memelihara, dan menyesuaikan kebutuhan E-learning di sebuah perusahaan. Program ini dipandu oleh beberapa pemateri yang sudah malang-melintang berkecimpung dalam  pengembangan E-learning baik di lingkungan pemerintahan maupun BHMN.

 

Objektif

  1. Peserta mampu menganalisis kebutuhan Infrastruktur Elearning di perusahaan masing-masing.
  2. Peserta mampu melakukan instalasi dan konfigurasi server.
  3. Peserta mampu melakukan instalasi dan konfigurasi Learning Management System.
  4. Peserta mampu melakukan pengelolaan LMS untuk pengembangan kegiatan pelatihan berbasis E-learning.

 

Materi Pembelajaran

  1. Infrastruktur pendukung Elearning.
  2. Instalasi dan Konfigurasi Server
  3. Manajemen Pengelolaan eLearning
  4. Instalasi dan Konfigurasi LMS.
  5. Simulasi: Manajemen Learning Management System

 

Siapa yang perlu ikut?

  1. Tim Pengembang Aplikasi E-learning di perusahaan
  2. Administrator/Pengelola Teknis E-learning Perusahaan
  3. Tim IT di perusahaan

 

Trainer

  1. Arief Bahtiar, ST., MTKonwledge Management and Elearning Consultant (Linkedin)
logo-dq-001

Copyright © 2020 Dataquest Leverage Indonesia. All Rights Reserved.