022 87500496

info@dataquest.co.id

0821-2093-3939

Tag: Human Capital

Cara Memilih Knowledge Management System Terbaik

Article·

dq12

Knowledge Management System atau disingkat KMS adalah salah satu aspek dalam Knowledge Management yang mengacu pada berbagai sistem informasi tekhnologi atau IT yang dipergunakan untuk menyimpan dan menyebarluaskan pengetahuan yang ada sehingga dapat meningkatkan kolaborasi, dapat dipergunakan untuk menemukan sumber pengetahuan yang dicari, serta dipergunakan dalam berbagai cara lain untuk bisa meningkatkan proses KM itu sendiri.

Untuk bisa mengimplementasikan konsep knowledge management (KM) dengan baik, ada berbagai cara atau dalam hal ini berbagai pilihan knowledge management system (KMS) yang bisa dipilih, yang akan sangat membantu dalam membuat proses implementasi berjalan dengan efektif. Beberapa pilihan KMS itu sendiri berupa

  • Sistem Groupware
  • Intranet dan extranet
  • Sistem managemen dokumentasi
  • Sistem managemen konten
  • Sistem pendukung keputusan
  • Penggalian dan penyimpanan data
  • Alat simulasi
  • Jaringan semantik
  • Alat penggunaan artificial inteligence

Setiap organisasi bisa memilih satu atau beberapa sistem sekaligus di dalam organisasi mereka. Namun pemilihan ini harus dilakukan dengan tepat agar sistem yang dipilih bisa berfungsi dengan maksimal. Untuk bisa memilih KMS yang paling baik yang sesuai dengan organisasi yang ada, maka ada beberapa langkah pemilihan yang bisa diambil yaitu:

1. Melakukan identifikasi internal terhadap organisasi itu sendiri

Identifikasi ini dilakukan dalam rangka mengenali berbagai permasalahan yang ada, yang sekiranya bisa diselesaikan dengan menggunakan KMS. Dengan begini, sistem KMS yang akan dipilih nanti akan bisa diselaraskan dengan tujuan dari organisasi yang ada, dan nantinya akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan tersebut

2. Mencari tahu jenis KMS yang ada

Hal ini adalah langkah selanjutnya dalam proses pemilihan KMS yang paling tepat. Ada beberapa hal yang perlu diketahui dari masing-masing pilihan KMS yang ada mulai dari metode atau cara pengoperasian, melakukan evaluasi mengenai tingkat kompleksitas dari masing-masing pilihan, biaya yang dibutuhkan dalam pengoperasian sistem yang ada, biaya pelatihan serta biaya untuk melakukan update dari sistem tersebut.

3. Memilih jenis KMS yang sesuai dengan organisasi

Berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan mengenai masing-masing pilihan dari KMS tersebut, maka sebuah organisasi bisa memilih jenis KMS yang mana yang paling sesuai dengan kondisi yang ada, dan bisa mulai melakukan persiapan-persiapan untuk bisa menerapkan sistem yang telah dipilih di dalam lingkungan kerja organisasi tersebut

Setiap organisasi memiliki kebutuhan, situasi, kondisi dan tantangan yang berbeda-beda, sehingga sistem yang sama belum tentu akan bisa berfungsi dengan maksimal dalam dua organisasi yang berbeda.Setelah proses pemilihan KMS, perlu dilakukan evaluasi dari waktu ke waktu untuk bisa melihat tingkat efektifitas dari sistem yang telah dipilih dan melakukan perubahan-perubahan yang dibutuhkan.

Storytelling: Cara Jitu Knowledge Sharing

Article·

consultacy

Storytelling atau bercerita merupakan sebuah praktek kuno yang telah dilakukan sejak jaman dahulu kala, sebagai salah satu cara untuk menyampaikan sesuatu hal yang penuh makna dan juga emosi. Penggunaan storytelling bisa menjadi salah satu cara untuk menarik perhatian para pendengar dan secara tidak langsung meningkatkan kemampuan para pendengar untuk mendengarkan dan mempelajari sesuatu dari cerita tersebut.

Sang pencerita atau mereka yang melakukan storytelling bisa berbagi banyak hal termasuk juga pengetahuan yang mereka miliki, pengalaman serta berbagai hal lain yang dalam dunia knowledge management (KM) termasuk dalam golongan tacit knowledge. Cerita yang baik akan mampu meninggalkan kesan yang mendalam kepada para pendengarnya dan hal inilah yang membuat storytelling memiliki potensi yang sangat besar untuk dimanfaatkan sebagai salah satu metode dalam knowledge sharing.

Salah satu pendapat yang mendukung mengenai penggunan storytelling dalam sebuah organisasi adalah Liebowitz. Menurut beliau, storytelling bisa menangkap cerita dan pengalaman serta rutinitas sebuah organisasi di masa lalu, sehingga memudahkan para pekerja di masa sekarang untuk memanfaatkan inti cerita tersebut dan mengadaptasikannya dengan kondisi yang ada.

Ada berbagai potensi manfaat dan applikasi dari storytelling yang bisa dipergunakan di dalam sebuah organisasi atau sebuah perusahaan. Storytelling bisa dipergunakan dalam upaya untuk melakukan monitoring terhadap sebuah sistem yang sedang berjalan, sebagai upaya pemecahan masalah, sebagai metode pemanasan dalam sebuah workshop, sebagai bentuk latihan dalam sebuah tim atau komunitas dan bisa juga dimanfaatkan sebagai cara untuk memecah penghalang yang ada antara orang-orang yang berasal dari disiplin ilmu atau asal budaya yang berbeda.

Untuk bisa mendapatkan hasil yang diinginkan melalui storytelling, ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian. Hal-hal ini dipaparkan oleh Sole dan Wilson pada tahun 2002 dan hal-hal tersebut adalah:

  • Menetapkan tujuan yang jelas dari cerita tersebut
  • Memberikan cerita yang sederhana, yaitu cerita yang mudah dipahami oleh para pendengarnya
  • Mencoba untuk menggunakan lebih dari satu medium dalam proses bercerita misalnya saja gambar atau video
  • Memonitor bagaimana reaksi para pendengar dalam mendengarkan cerita. Bisa dilakukan perubahan-perubahan tertentu agar cerita tersebut bisa menjadi lebih menarik baik dalam hal cara bercerita ataupun penambahan medium cerita
  • Melatih kemampuan bercerita agar menjadi lebih baik lagi.

—

Artikel tentang Knowledge Management sebelumnya :

1. Cara Efektif Menerapkan Knowledge Management

2. Cara memilih strategi manajemen pengetahuan yang tepat

3. Tips Knowledge Management untuk meningkatkan Service Quality

4 Tips Mewujudkan Kantor Paperless

Article·

paperless

4 Tips Mewujudkan Kantor Paperless : Istilah ‘kantor paperless’ atau ‘kantor tanpa kertas’ yang telah didengungkan hampir lima dekade terakhir tampaknya tidak dapat diwujudkan semudah yang dibayangkan. Berbagai aktivitas yang dijalankan di tempat kerja tidak serta merta dapat ‘di-dijital-isasi’ karena berbagai alasan, seperti surat-surat perjanjian dan dokumen-dokumen lain yang tetap diperlukan dalam bentuk fisik kertas.

Namun demikian,  mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ dapat diupayakan (meskipun tidak 100%) dengan beberapa tips berikut ini :

#1 Batasi Penggunaan dan Bujet Pembelian Kertas

Apabila memang penggunaan kertas oleh para karyawan tidak dapat dihindari, cobalah untuk menghitung ulang berapa halaman kertas yang dihabiskan oleh tiap karyawan tiap harinya? Apakah memungkinkan untuk mengurangi jumlah halaman yang dihabiskan tiap harinya?

Membatasi penggunaan kertas berarti membiasakan para karyawan untuk lebih cermat dalam menggunakan kertas yang tersedia. Dengan pembatasan penggunaan karyawan diharapkan dapat lebih hemat dan cerdik dalam menghabiskan kertas, apakah dengan menggunakan kembali kertas-kertas bekas dan atau mengalihkan ke bentuk dijital.

Dengan membatasi penggunaan kertas oleh para karyawan otomatis dapat mengurangi bujet perusahaan secara keseluruhan juga, dan lebih penting lagi adalah membiasakan budaya menghemat kertas pada karyawan.

#2 Perbarui Proses Bisnis Anda

Jika Anda serius ingin mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ maka fokuslah pada pembaruan proses bisnis yang selama ini berjalan. Periksalah kembali berbagai prosedur yang menghabiskan sumberdaya kertas selama ini.

Beberapa upaya dapat dilakukan :

  1. Ubahlah prosedur penandatanganan dokumen fisik (terutama pada proses bisnis internal) menjadi bentuk penandatanganan elektronik.
  2. Ubahlah prosedur pengiriman dokumen yang selama ini menggunakan mesin fax menjadi pengiriman dukumen dijital berbentuk pdf melalui email. Banyak aplikasi gratis yang dapat dengan mudah mengkonversi dokumen menjadi format dijital seperti pdf ini.

#3 Sediakan Infrastruktur Pendukung

‘kantor tanpa kertas’ perlu didukung oleh infrastruktur kantor yang memadai. Apakah sudah tersedia scanner di tiap unit kerja? Atau pernah kah Anda mempertimbangkan untuk memberikan fasilitas proyektor / monitor tambahan bagi karyawan?

Scanner akan sangat membantu karyawan dalam melakukan dijitalisasi dokumen dan proyektor akan sangat membantu karyawan dalam mengatasi permasalahan lintas rujukan yang selama ini harus melalui dokumen yang tercetak.

#4 Gunakan Aplikasi-Aplikasi Pendukung

Era teknologi dijital saat ini telah memberikan solusi terbaik untuk mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’. Berbagai software dapat mendukung produktivitas karyawan seperti aplikasi Optical Character Reconition (OCR), Google Docs, Evernote dan sebagainya.

Apakah Anda siap mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ mulai hari ini?

Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan BSC?

Article·

dq10

Sebelum menganut sistem penilaian kinerja modern Balanced Scorecard, sebagian besar perusahaan masih menganut sistem tradisional yang mengedepankan tangible asset yang melingkupi aspek finansial dan keuntungan semata. Sistem tradisional tersebut menggunakan penilaian keuangan ROI (Return on Investment), profit margin, maupun rasio operasi yang mengedepankan kekayaan serta laba yang cenderung hanya meraup keuntungan jangka pendek.

Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan BSC?

Jika perusahaan ingin bertahan selama mungkin di masa mendatang dan bersaing secara kompetitif di era informasi, maka perusahaan harus mulai memikirkan keuntungan jangka panjang. Salah satunya dengan memikirkan loyalitas pelanggan. Dalam sistem penilaian kinerja Balanced Scorecard, loyalitas pelanggan menjadi salah satu perspektif yang diperhatikan dan dikatagorikan sebagai Intangible Asset yang menyangkut pentingnya sumberdaya manusia.

Perspektif-perspektif non keuangan tersebut akan memberikan keuntungan yang saling menguntungkan antara pemilik perusahaan, para pemegang saham, maupun para pelanggan yang loyal dan bersifat profit. Untuk lebih lengkapnya, terdapat beberapa alasan spesifik terkait ketepatan waktu sebuah perusahaan menganut sistem penilaian kinerja Balanced Scorecard, yaitu :

  • Harga

Loyalitas pelanggan menjadi sangat penting di tengah maraknya kompetitor di ranah produk yang sama bagi sebuah perusahaan. Persaingan akan semakin gencar dengan diluncurkan banyak sistem yang mempermudah tranksaksi produk. Jika perusahaan masih berkutat di sistem tradisional tanpa adanya transformasi performa meliputi inisiatif maupun inovasi, maka bukan tidak mungkin jika perusahaan tersebut akan bangkrut sewaktu-waktu tergerus oleh zaman dan kebutuhan.

  • Produktivitas

Produktivitas akan mempengaruhi harga (meliputi keuntungan dan laba) pada produk perusahaan. Perusahaan yang kurang produktif dalam memanajemen sumberdaya manusia tentu akan mengalami kerugian yang signifikan di masa sekarang maupun di masa mendatang.

  • Profitabilitas

Konsep profit atau keuntungan tidak akan terlaksana tanpa adanya sistem yang terintergrasi dan menyeluruh. Sistem penilaian kinerja Balanced Scorecard akan melingkupi seluruh aspek yang mengedapankan pengembangan seluruh sumberdaya yang ada. Hal ini apabila diterapkan secara konsisten akan mampu mendongkrak nilai keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.

Waspada! 4 Rintangan Implementasi BSC

Article·

http://www.dataquest.co.id/events/month/

Meskipun Balanced Scorecard merupakan metode terbaik dalam meningkatkan kinerja manajemen suatu perusahaan, namun faktanya, masih ditemukan sejumlah perusahaan yang merasa gagal saat mengimplementasikannya. Rupanya terdapat beberapa hal yang abai diwaspadai para pemangku kepentingan di perusahaan supaya mereka bisa mendapat manfaat maksimal dari metode Balanced Scorecard tersebut.

Pada dasarnya, metode Balanced Scorecard memfokuskan seluruh level dalam suatu perusahaan pada indikator kinerja utama (Key Performance Indicator) berdasarkan strategi yang ditetapkan. Namun untuk mengoptimalkan, sebaiknya perusahaan menggunakan sistem Balanced Scorecard yang dirancang otomatis dengan software Balanced Scorecard. Penggunaan software otomatis akan memudahkan perusahaan dalam proses pemantauan hingga pengelolaan kinerja. Software ini cenderung efisien karena bisa dikerjakan dengan cepat dalam keadaan online. Penyelesaian masalah juga bisa dilakukan dengan cepat dan terintegrasi langsung dengan pemiliki KPI.

Software Balanced Scorecard juga akan berdampak positif pada pelaksanaan rapat-rapat ekskutif. Para pemilik KPI bisa memfokuskan kinerja yang masih jauh dari harapan. Sehingga tidak ada waktu yang terbuang hanya dengan membicarakan pengambilan keputusan, namun secara signifikan bisa dialihkan pada strategi kinerja jangka panjang perusahaan.

Di samping itu, terdapat empat faktor rintangan yang harus diwaspadai supaya implementasi Balanced Scorecard bisa bermanfaat secara optimal.

#1 Rintangan visi

Faktanya, tidak semua anggota perusahaan memahami visi dan misi perusahaan mereka. Kondisi ini dapat mengacaukan fokus pelaksaan strategi kinerja. Sistem Balanced Scorecard otomatis juga tidak akan bisa berjalan secara efektif.

#2 Rintangan orang

Seluruh anggota perusahaan merupakan aset penting yang harus dijaga dioptimalkan kemampuannya demi tercapainya kinerja yang optimal. Namun faktanya, tidak semua perusahaan memperlakukan seluruh anggotanya dengan baik. Menurunnya kinerja anggota perusahaan akan berpengaruh secara keseluruhan terhadap unggulnya produk perusahaan. Hal ini bisa diatasi dengan pemberian bonus maupun hukuman untuk memotivasi para anggota perusahaan.

#3 Rintangan sumberdaya

Sumberdaya ini meliputi penggunaan anggaran yang tidak semestinya pada suatu perusahaan dan menyebabkan pemborosan. Untuk dapat mencapai strategi meningkatkan kinerja, diperlukan dana yang seharusnya dilibatkan ke dalam anggaran perusahaan. Supaya efektif, dana tersebut harus relevan dengan strategi peningkatkan kinerja. Terutama yang terkait dengan metode Balanced Scorecard.

#4 Rintangan manajemen

Manajemen yang baik akan fokus pada upaya implementasi strategi kinerja jangka panjang. Bukan pada pengambilan keputusan jangka pendek. Sehingga hal ini seringkali menyebabkan metode Balanced Scorecard tidak efektif diimplementasikan.

Bagaimana? apakah 4 Rintangan Implementasi BSC tersebut sudah dapat Anda waspadai?

logo-dq-001

Copyright © 2020 Dataquest Leverage Indonesia. All Rights Reserved.