Cara Jitu Meningkatkan Efisiensi dan Inisiatif Manajemen Pengetahuan

Cara Jitu Meningkatkan Efisiensi dan Inisiatif Manajemen Pengetahuan

Isu mengenai manajemen pengetahuan (knowledge management) merupakan salah satu isu yang sangat sering diperdebatkan di kalangan usaha dan industri belakangan ini. Ada begitu banyak cara, metode, dan strategi yang bisa dipergunakan dalam upaya penerapan manajemen pengetahuan. Namun, tidak semua perusahaan mampu memanfaatkan atau mengelola manajemen pengetahuan mereka dengan baik dan sesuai harapan.

Ada beberapa cara sederhana yang bisa ditempuh dalam upaya meningkatkan tingkat efisiensi dan inisiatif manajemen pengetahuan yang dimiliki, yaitu:

  • Melakukan proses perawatan terhadap pengetahuan yang ada
    Pentingnya perawatan terhadap sistem manajemen pengetahuan merupakan hal yang sangat penting, namun pada kenyataannya banyak perusahaan yang tidak melakukan hal ini. Ada beberapa cara mudah untuk bisa melakukan perawatan terhadap sistem manajemen pengetahuan misalnya saja dengan menggunakan software khusus atau bisa juga dengan memperkerjakan seseorang yang khusus melakukan perawatan dalam sistem ini
  • Membuat budget khusus yang dipergunakan untuk melakukan perawatan terhadap sistem manajemen pengetahuan. Hal ini bisa dilakukan untuk memastikan agar sistem manajemen pengetahuan akan tetap terjaga dan memberikan manfaat bukan hanya kepada salah satu bidang saja, namun juga terhadap bidang-bidang lain di perusahaan yang sama.
  • Think out of Box atau berpikir di luar kotak
    Kebanyakan perusahaan berpikir bahwa manajemen pengetahuan hanyalah bermanfaat untuk bidang customer service. Namun sesungguhnya hal ini bisa dimanfaatkan untuk berbagai bidang lain dalam perusahaan tersebut misalnya saja bidang pemasaran, bidang penjualan, bidang training dan juga bidang pemberdayaan sumber daya manusia.

Hal yang perlu dipahami oleh setiap perusahaan mengenai manajemen pengetahuan adalah bahwa hal tersebut bukanlah sebuah bentuk teknologi semata, namun bisa dikatakan sebagai salah satu kunci untuk mempertahankan keberadaan dan kesuksesan sebuah perusahaan.

Tips Knowledge Management untuk Meningkatkan Service Quality

Tips Knowledge Management untuk Meningkatkan Service Quality

Kualitas pelayanan (Service Quality) yang baik adalah salah satu kunci utama untuk memuaskan para pelanggan. Para pekerja yang bekerja di bidang customer service adalah salah satu tombak utama dalam hal ini. Disinilah pengelolaan manajemen pengetahuan menjadi sangat penting, karena hal ini dapat membantu meningkatkan kualitas pelayanan dan disisi lain juga bisa meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan.

Knowledge Management untuk Meningkatkan Service Quality

Ada beberapa cara yang bisa ditempuh oleh setiap perusahaan dalam upaya melakukan pengelolaan manajemen pengetahuan yang mereka miliki agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan yaitu:

  • Membuat dokumentasi mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut dan mengumpulkan semua dokumentasi tersebut di dalam satu lokasi yang mudah dijangkau dan mudah diakses oleh semua orang, baik para karyawan dan juga para pelanggan. Hal-hal yang didokumentasikan bisa berupa cara penggunaan produk atau jasa, spesifikasi produk, penyelesaian masalah yang sering muncul dan berbagai hal lainnya.
  • Selalu melakukan up-date terhadap berbagai informasi dan mendokumentasikan informasi tersebut dalam berbagai media mulai dari artikel, foto dan berbagai bentuk lainnya. Hal ini akan sangat membantu terutama dalam proses transisi karyawan baru. Ketersediaan dokumentasi mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan produk atau jasa yang ada akan membantu dalam mengurangi biaya yang harus dikeluarkan untuk melatih karyawan baru
  • Memberikan platform yang memungkinkan para karyawan dan juga para pelanggan untuk memberikan kritik, saran dan masukan. Keberadaan platform seperti ini akan membantu para pemilik perusahaan untuk mengevaluasi mengenai bermanfaat atau tidaknya pengetahuan yang mereka miliki selama ini

Penerapan model manajemen pengetahuan tersebut adalah kunci dalam meningkatkan pelayanan yang bisa diterapkan dalam berbagai bidang usaha dalam berbagai skala baik besar, menengah maupun skala kecil.

4 Jenis Budaya Perusahaan

Jenis Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan yang mengacu pada nilai, perilaku dan standar yang telah menjadi hal yang umum atau bisa dikatakan telah menjadi karakter dari para anggota perusahaan memiliki dampak cukup besar terhadap kesuksesan perusahaan tersebut. Ada berbagai jenis budaya perusahaan yang berkembang dan tidak ada satu jenis budaya yang tepat untuk segala jenis perusahaan.

Masing-masing jenis budaya mampu mendorong berkembangnya sifat tertentu sementara di sisi lain akan menghambat berkembangnya sifat-sifat yang lain.

4 Jenis Budaya Perusahaan

Setidaknya ada 4 jenis budaya perusahaan yang umum ditemukan di masyarakat saat ini:

  • Budaya hierarki, dimana budaya ini memiliki struktur organisasi yang terkontrol dan juga aturan yang jelas dimana semua orang yang terlibat dalam perusahaan diharapkan untuk melakukan hal yang benar dan sesuai aturan
  • Budaya pasar. Budaya seperti ini lebih menekankan atau berfokus pada kompetisi di tengah ketatnya persaingan yang ada untuk memenangkan persaingan dan mendapatkan hasil yang diinginkan
  • Budaya adhoracy lebih menekankan pada penciptaan inovasi-inovasi terbaru. Sistem kerja yang berkembang pada perusahaan dengan budaya seperti ini pada umumnya lebih bersifat dinamis dan fleksibel tidak terikat pada aturan yang kaku
  • Budaya klan atau kelompok. Budaya kerja yang seperti ini lebih menekankan pada upaya untuk melakukan segala sesuatunya secara bersama-sama. Prinsip mentoring dan mendorong setiap anggota perusahaan untuk menjadi lebih baik adalah prinsip dasar yang diterapkan dalam budaya ini

Ingatlah bahwa tidak ada aturan baku mengenai jenis budaya yang tepat untuk jenis perusahaan tertentu. Hal yang bisa dilakukan oleh setiap pemilik perusahaan adalah memilih jenis budaya yang mendukung upaya mereka dalam mencapai tujuan utama dari perusahaan tersebut.

2 Tipe Dasar Metode Pembelajaran Elearning

dq12

Setiap tipe dasar metode pembelajaran elearning memiliki kelebihannya sendiri dimana sistem yang berbeda akan bekerja dengan efektif pada situasi yang berbeda.

Sistem pembelajaran yang menggunakan internet merupakan sistem pembelajaran yang umum dikenal dengan nama e-learning/elearning atau elektronic learning. Sistem pembelajaran ini memungkinkan trainer dan trainee untuk bisa berkomunikasi tanpa harus bertatap muka secara langsung. Keberadaan elearning memungkinkan seseorang untuk terus belajar tanpa adanya batasan jarak dan waktu.

Secara umum, ada 2 tipe dasar metode pembelajaran elearning, dimana keduanya mempergunakan jaringan internet sebagai media komunikasi antara trainer dan trainee. Dua tipe dasar tersebut adalah:

1. Sistem pembelajaran sinkron

Sistem pembelajaran ini sering merupakan sistem belajar elearning secara langsung atau real time. Pada proses ini, sang trainer dan trainee akan berkomunikasi secara langsung via internet baik dengan chatting ataupun via video seperti Skype atau Google Hangout. Ada berbagai kelebihan dari sistem pembelajaran ini yaitu kemampuan untuk melakukan monitoring secara terus menerus serta sistem atau metode belajar yang bisa dipersonalisasi sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan murid yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya.

2. Sistem pembelajaran asinkron

Sistem pembelajaran ini merupakan sistem pembelajaran secara tidak langsung. Sistem ini memungkinkan para trainee untuk belajar sesuai dengan tingkat kebutuhan mereka sendiri dan disesuaikan dengan jadwal kosong mereka, tanpa harus berkomunikasi secara langsung dengan trainer mereka. Sistem pembelajaran yang juga dikenal dengan nama web based training atau training berbasis web memungkinkan setiap orang untuk belajar kapanpun dan dimanapun mereka membutuhkannya tanpa harus terikat pada waktu tertentu.

Setiap tipe dasar metode pembelajaran elearning memiliki kelebihannya sendiri dimana sistem yang berbeda akan bekerja dengan efektif pada situasi yang berbeda. Sebagai contoh, materi training manajemen yang tidak terspesialisasi untuk hal-hal khusus sangat cocok menggunakan sistem pembelajaran asinkronisasi atau pembelajaran secara tidak langsung. Sementare itu, untuk materi training lain seperti materi bahasa asing, maka sistem pembelajaran sinkron akan jauh lebih efektif karena sang trainee bisa langsung berkomunikasi dengan sang trainer dan apabila ada hal-hal yang perlu dikoreksi, maka sang trainer bisa melakukannya secara langsung.

Infografik Blendedlearning

infografik blendedlearning
Sumber: Ingenio.co.id

Infografik Blendedlearning untuk Perusahaan

Ada banyak metode dan model pembelajaran / training perusahaan yang dapat diterapkan, salah satunya adalah metode blendedlearning. Apa itu blendedlearning? Blendedlearning adalah model penerapan teknologi untuk mendukung proses pembelajaran dalam pendidikan formal dan meningkatkan kapasitas / ruang untuk menyelenggarakan pembelajaran di perusahaan. Tujuan pembelajaran / kompetensi hasil pembelajaran dapat dicapai dengan optimal memanfaatkan model tersebut. Dengan terbatasnya jumlah kelas, jumlah instruktur, tidak menjadi hambatan training tersebut diterapkan.

Dalam infografik ini dijelaskan mengenai konsep blendedlearning itu sendiri, model-model penerapan dan persentasi / porsi dari sesi online dan tatap muka.

PT Dataquest Leverage Indonesia akan menyelenggarakan training “Blendedlearning for Corporate” dimana dalam training tersebut akan dikupas secara mendetail tentang metodologi blendedlearning ini dan bagaimana penerapannya di perusahaan (baik di lembaga diklat, training center maupun corporate univesity).

Untuk mengetahui detailnya dapat Anda klik tautan berikut ini > Training “Blendedlearning for Corporate”

3 Manfaat Budaya Perusahaan yang Sehat

Manfaat Budaya Perusahaan yang Sehat

Setiap perusahaan, baik yang berskala besar maupun berskala kecil pastinya memiliki budaya perusahaan mereka masing-masing. Budaya yang dimaksud disini mengacu pada nilai dan perilaku umum dari para karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut.

Ada dua jenis budaya perusahaan yang umumnya berkembang yaitu budaya perusahaan yang sehat dan tidak sehat. Untuk budaya perusahaan yang tidak sehat ditandai dengan perilaku para karyawan yang bekerja hanya untuk kepentingan diri mereka sendiri, misalnya hanya untuk mendapatkan gaji serta tunjangan lainnya. Sementara budaya perusahaan yang sehat ditandai dengan perilaku para karyawan yang mau dan secara sukarela bekerja sebagai anggota tim yang bekerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan berupaya untuk membawanya ke level yang lebih baik.

 3 Manfaat Budaya Perusahaan yang Sehat

Budaya perusahaan yang sehat  adalah jenis budaya yang diidamkan oleh semua perusahaan karena budaya ini memiliki berbagai manfaat di berbagai area, misalnya:

  1. Meningkatkan reputasi dari perusahaan tersebut.

    Manfaat Budaya perusahaan yang sehat akan membuat perusahaan tersebut mendapatkan reputasi positif yang akan menarik berbagai pihak untuk melakukan kerja sama. Selain itu, reputasi ini akan menarik perhatian para pekerja profesional untuk turut bergabung di dalamnya.

  2. Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

    Manfaat Budaya perusahaan yang sehat akan mendorong para pekerja untuk bekerja lebih baik, baik dalam segi kualitas dan kuantitas. Tingkat produktivitas dan kualitas kerja yang lebih tinggi akan menghasilkan produk atau jasa yang lebih tinggi, yang berarti mendapatkan kepuasan konsumen yang lebih baik yang berimbas pada keuntungan perusahaan yang semakin meningkat. Secara tidak langsung hal ini juga berarti kesejahteraan finansial para karyawan akan meningkat pula.

  3. Tingkat turnover yang rendah.

    Manfaat Budaya perusahaan yang sehat akan membuat para karyawan merasa betah untuk bekerja di perusahaan tersebut dan enggan untuk pindah ke perusahaan lain. Hal ini berarti tingkat turnover yang rendah, yang mengurangi biaya yang pengeluaran di bidang SDM.

 

Tips Membangun Budaya Perusahaan yang Efektif

budaya perusahaan yang efektif

Membangun budaya perusahaan yang efektif bukan hanya akan memperbesar kemungkinan untuk membuat perusahaan tersebut tumbuh dan berkembang, namun juga akan mampu membuat perusahaan tersebut mampu berdiri untuk jangka waktu yang sangat lama.

Ada beberapa kunci kesuksesan sebuah perusahaan ataupun sebuah organisasi termasuk diantaranya adalah orang-orang yang berdedikasi dan juga budaya perusahaan yang efektif. Upaya membangun budaya perusahaan yang efektif tidak boleh diabaikan begitu saja. Budaya perusahaan akan menjadi jiwa dan penggerak semangat kerja para pekerjanya.

Oleh karena itu, berbagai upaya perlu terus dilakukan untuk membangun dan menciptakan budaya perusahaan yang benar-benar efektif dan berikut ini adalah beberapa tips membangun budaya perusahaan yang efektif:

  1. Menetapkan tujuan yang jelas.
    Tujuan yang jelas adalah sebuah visi yang perlu ditetapkan sejak awal. Tujuan ini lebih mengarah pada tujuan utama dari pembuatan perusahaan tersebut dan bukan hanya pada tujuan pemasaran dan keuntungan semata. Tujuan ini harusnya mampu menginspirasi dan memberikan semangat bagi setiap orang yang tergabung didalamnya
  2. Menetapkan nilai dan standar yang jelas.
    Nilai dan standar yang diterapkan oleh sebuah perusahaan juga harus jelas serta diketahui dan dipahami oleh semua orang yang terlibat.
  3. Memimpin dengan menerapkan contoh.
    Budaya sebuah perusahaan tidak akan terbangun bila sang pemimpin tidak mampu memberikan contoh. Saat sebuah perusahaan telah menetapkan tujuan, nilai, dan standar kerja di perusahaan tersebut, sang pemimpin harus menjadi orang pertama yang menerapkan semua hal tersebut. Seorang pemimpin harus mampu menunjukkan kepada semua orang mengenai segala kerja keras yang mereka lakukan, yang sesuai dengan tujuan, nilai dan standar kerja perusahaan mereka, dimana hal ini akan menginspirasi orang-orang disekitarnya untuk menerapkan hal yang sama.
  4. Memperkerjakan orang-orang terbaik bukan berdasarkan kemampuannya, namun berdasarkan sikapnya.
    Prinsip ini mulai dikembangkan sejak 40 tahun yang lalu oleh perusahaan Southweast dengan alasan bahwa skill atau kemampuan seseorang bisa dilatih, namun sikap yang dimiliki seseorang akan jauh lebih berpengaruh terhadap kinerja perusahaan di  masa yang akan datang.

Membangun budaya perusahaan yang efektif bukan hanya akan memperbesar kemungkinan untuk membuat perusahaan tersebut tumbuh dan berkembang, namun juga akan mampu membuat perusahaan tersebut mampu berdiri untuk jangka waktu yang sangat lama. Jadi, sudahkah perusahaan Anda menerapkan 4 (empat) Tips Membangun Budaya Perusahaan yang Efektif di atas?