Cara Memilih Knowledge Management System Terbaik

dq12

Knowledge Management System atau disingkat KMS adalah salah satu aspek dalam Knowledge Management yang mengacu pada berbagai sistem informasi tekhnologi atau IT yang dipergunakan untuk menyimpan dan menyebarluaskan pengetahuan yang ada sehingga dapat meningkatkan kolaborasi, dapat dipergunakan untuk menemukan sumber pengetahuan yang dicari, serta dipergunakan dalam berbagai cara lain untuk bisa meningkatkan proses KM itu sendiri.

Untuk bisa mengimplementasikan konsep knowledge management (KM) dengan baik, ada berbagai cara atau dalam hal ini berbagai pilihan knowledge management system (KMS) yang bisa dipilih, yang akan sangat membantu dalam membuat proses implementasi berjalan dengan efektif. Beberapa pilihan KMS itu sendiri berupa

  • Sistem Groupware
  • Intranet dan extranet
  • Sistem managemen dokumentasi
  • Sistem managemen konten
  • Sistem pendukung keputusan
  • Penggalian dan penyimpanan data
  • Alat simulasi
  • Jaringan semantik
  • Alat penggunaan artificial inteligence

Setiap organisasi bisa memilih satu atau beberapa sistem sekaligus di dalam organisasi mereka. Namun pemilihan ini harus dilakukan dengan tepat agar sistem yang dipilih bisa berfungsi dengan maksimal. Untuk bisa memilih KMS yang paling baik yang sesuai dengan organisasi yang ada, maka ada beberapa langkah pemilihan yang bisa diambil yaitu:

1. Melakukan identifikasi internal terhadap organisasi itu sendiri

Identifikasi ini dilakukan dalam rangka mengenali berbagai permasalahan yang ada, yang sekiranya bisa diselesaikan dengan menggunakan KMS. Dengan begini, sistem KMS yang akan dipilih nanti akan bisa diselaraskan dengan tujuan dari organisasi yang ada, dan nantinya akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan tersebut

2. Mencari tahu jenis KMS yang ada

Hal ini adalah langkah selanjutnya dalam proses pemilihan KMS yang paling tepat. Ada beberapa hal yang perlu diketahui dari masing-masing pilihan KMS yang ada mulai dari metode atau cara pengoperasian, melakukan evaluasi mengenai tingkat kompleksitas dari masing-masing pilihan, biaya yang dibutuhkan dalam pengoperasian sistem yang ada, biaya pelatihan serta biaya untuk melakukan update dari sistem tersebut.

3. Memilih jenis KMS yang sesuai dengan organisasi

Berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan mengenai masing-masing pilihan dari KMS tersebut, maka sebuah organisasi bisa memilih jenis KMS yang mana yang paling sesuai dengan kondisi yang ada, dan bisa mulai melakukan persiapan-persiapan untuk bisa menerapkan sistem yang telah dipilih di dalam lingkungan kerja organisasi tersebut

Setiap organisasi memiliki kebutuhan, situasi, kondisi dan tantangan yang berbeda-beda, sehingga sistem yang sama belum tentu akan bisa berfungsi dengan maksimal dalam dua organisasi yang berbeda.Setelah proses pemilihan KMS, perlu dilakukan evaluasi dari waktu ke waktu untuk bisa melihat tingkat efektifitas dari sistem yang telah dipilih dan melakukan perubahan-perubahan yang dibutuhkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *