4 Tips Mewujudkan Kantor Paperless

paperless

4 Tips Mewujudkan Kantor Paperless : Istilah ‘kantor paperless’ atau ‘kantor tanpa kertas’ yang telah didengungkan hampir lima dekade terakhir tampaknya tidak dapat diwujudkan semudah yang dibayangkan. Berbagai aktivitas yang dijalankan di tempat kerja tidak serta merta dapat ‘di-dijital-isasi’ karena berbagai alasan, seperti surat-surat perjanjian dan dokumen-dokumen lain yang tetap diperlukan dalam bentuk fisik kertas.

Namun demikian,  mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ dapat diupayakan (meskipun tidak 100%) dengan beberapa tips berikut ini :

#1 Batasi Penggunaan dan Bujet Pembelian Kertas

Apabila memang penggunaan kertas oleh para karyawan tidak dapat dihindari, cobalah untuk menghitung ulang berapa halaman kertas yang dihabiskan oleh tiap karyawan tiap harinya? Apakah memungkinkan untuk mengurangi jumlah halaman yang dihabiskan tiap harinya?

Membatasi penggunaan kertas berarti membiasakan para karyawan untuk lebih cermat dalam menggunakan kertas yang tersedia. Dengan pembatasan penggunaan karyawan diharapkan dapat lebih hemat dan cerdik dalam menghabiskan kertas, apakah dengan menggunakan kembali kertas-kertas bekas dan atau mengalihkan ke bentuk dijital.

Dengan membatasi penggunaan kertas oleh para karyawan otomatis dapat mengurangi bujet perusahaan secara keseluruhan juga, dan lebih penting lagi adalah membiasakan budaya menghemat kertas pada karyawan.

#2 Perbarui Proses Bisnis Anda

Jika Anda serius ingin mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ maka fokuslah pada pembaruan proses bisnis yang selama ini berjalan. Periksalah kembali berbagai prosedur yang menghabiskan sumberdaya kertas selama ini.

Beberapa upaya dapat dilakukan :

  1. Ubahlah prosedur penandatanganan dokumen fisik (terutama pada proses bisnis internal) menjadi bentuk penandatanganan elektronik.
  2. Ubahlah prosedur pengiriman dokumen yang selama ini menggunakan mesin fax menjadi pengiriman dukumen dijital berbentuk pdf melalui email. Banyak aplikasi gratis yang dapat dengan mudah mengkonversi dokumen menjadi format dijital seperti pdf ini.

#3 Sediakan Infrastruktur Pendukung

‘kantor tanpa kertas’ perlu didukung oleh infrastruktur kantor yang memadai. Apakah sudah tersedia scanner di tiap unit kerja? Atau pernah kah Anda mempertimbangkan untuk memberikan fasilitas proyektor / monitor tambahan bagi karyawan?

Scanner akan sangat membantu karyawan dalam melakukan dijitalisasi dokumen dan proyektor akan sangat membantu karyawan dalam mengatasi permasalahan lintas rujukan yang selama ini harus melalui dokumen yang tercetak.

#4 Gunakan Aplikasi-Aplikasi Pendukung

Era teknologi dijital saat ini telah memberikan solusi terbaik untuk mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’. Berbagai software dapat mendukung produktivitas karyawan seperti aplikasi Optical Character Reconition (OCR), Google Docs, Evernote dan sebagainya.

Apakah Anda siap mewujudkan ‘kantor tanpa kertas’ mulai hari ini?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *